Por Raquel,
em 27/nov/2018
Vida em condomínio

5 Dicas na gestão de encomendas em condomínios

"- Antigamente eram 2 ou 3 encomendas por semana... Agora são mais de 10 por dia! A portaria tá sempre lotada!"

Relatos como estes são muito comuns, pois receber encomendas e documentos registrados em condomínios residenciais e comerciais se tornou uma atividade muito importante com o crescimento das compras feitas pela internet. O volume de compras em lojas virtuais pelos condôminos aumenta ano-a-ano e o valor médio das compras também. Para que essa atividade não se torne uma dor de cabeça, este artigo dá dicas sobre como melhorar cada fase desse processo.


1 – Receba as encomendas com atenção e cuidado:
Caso seu condomínio tenha portaria 24h, ele está sujeito ao artigo 22 da Lei 6.538/1978, que regulamenta os serviços postais: "os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação."

Por isso o porteiro deve inspecionar a caixa e recusar o recebimento caso haja algum amassado, rasgo ou sinais de violação. Mas esse julgamento pode ser bem subjetivo e pode gerar conflitos no caso de dano ou troca de conteúdo.

Além disso, com o alto custo envolvendo mão de obra, é crescente o número de condomínios optando pela portaria remota. Aí começa o jeitinho e a solução caseira. Caso o zelador faça o recebimento, este deverá receber um adicional de 20% em seu salário referente a dupla função mas mesmo assim ele só poderá fazer o recebimento dentro do horário normal de trabalho. O zelador tem outras atividades, tem horário de almoço e férias por isso ele pode não estar disponível no momento que a transportadora chegar.

É importante lembrar que quem assina o recebimento é corresponsável, nesse caso tudo deve ser devidamente registrado. Normalmente é utilizado o famoso "caderninho da portaria", que depende da disciplina dos usuários e não é totalmente seguro.

O ideal para para isentar o seu condomínio dessas responsabilidades é utilizar um sistema automatizado de recebimento como as Caixas de Correio Inteligentes - CollectSpot. Nesse caso, procure somente os equipamentos homologados pelos Correios, pois eles fazem 75% das entregas. Isso garante que o entregador deixe a encomenda e salve o recibo de entrega sem ter ninguém do condomínio para essa função. Outras transportadoras e prestadoras de serviço, como lavanderia e supermercado, também podem efetuar entregas na Caixa de Correio Inteligentes.


2 – Notifique o condômino o recebimento

O acúmulo de encomendas dos condôminos na portaria representa um risco para o condomínio. Se houver furto esse arcará com o prejuízo que pode ser significativo já que o valor médio das compras na internet é de R$ 420 reais. Hoje, são poucos os condomínios que notificam os moradores sobre o recebimento. Na maioria dos casos o condômino tem que perguntar se tem algum bem dele sob a guarda do condomínio.

A caixa postal eletrônica notifica o destinatário no momento que o entregador deixa a encomenda, sendo que esse recebe em seu telefone um aviso de recebimento com todos os dados, inclusive o prazo para retirada.


3 – Guarde de maneira segura o bem do condômino

Dependendo do perfil de compra dos moradores, o volume e a frequência de compra podem variar bastante. Em certas datas, poderão haver diversos bens simultaneamente sob a guarda do condomínio. Caso haja porteiro, esse deve garantir que o local de guarda não seja de livre acesso e que garanta a integridade da encomenda. Na portaria remota, a adoção de um local, como um “quartinho" para a guarda eventualmente vira um problema, pois todas as compras ficam acessíveis por moradores e funcionários do condomínio. Em ambos os casos a segurança e a privacidade do morador em receber suas encomendas ficam prejudicadas.

Por outro lado, com uma Caixa de Correio Inteligente, somente o morador tem acesso ao conteúdo da sua caixa postal. Vale lembrar que não é necessário que haja uma caixa postal física (um compartimento) para cada unidade, pois os compartimentos da caixa postal eletrônica são compartilhados, todas as portas são de todos as unidades. No momento que o entregador tiver uma entrega para o apartamento 101, ele colocará numa porta disponível que ficará travada e somente o destinatário abre o compartimento enquanto houver algo de sua posse nele. Quando o morador tirar o conteúdo o compartimento, esse volta a ficar disponível para todos.


4 – Entregue a encomenda para o condômino evidenciando o recebimento e o estado do pacote:

Ao fazer a entrega para o condômino, deve-se garantir a rastreabilidade, para provar a entrega final da encomenda. Nesse momento é importante que o funcionário do condomínio evidencie ao condômino que o pacote está em boas condições sem violação e isso deve ser registrado!

Em grandes condomínios, pode acontecer a entrega para outra pessoa, que mesmo morando no condomínio, faz qualquer assinatura e o funcionário não tem como saber se é mesmo o destinatário. Nesses casos a identificação por documento oficial é importante.

Com a caixa postal eletrônica, nenhum funcionário do condomínio manuseia ou faz a guarda do bem do morador. Dessa forma, O entregador é o único responsável pelo conteúdo e condição da entrega.

Além disso, somente o destinatário faz a retirada, usando seu cartão de acesso (RFID), biometria ou senha única de acesso. Todas as retiradas ficam registradas e podem ser consultadas a qualquer hora.


5 – Salve o histórico de entregas

Sabemos que o "caderninho da portaria" tem suas limitações. Ele pode sumir, pode ser rasgado, rabiscado, fraudado ou pode não ter sido preenchido corretamente. Mas é o mínimo cuidado que o condomínio deve ter para evitar ser responsabilizado por algum problema.

Com a caixa de correio inteligente, através da sua página logada é possível ver todas as datas e responsáveis pelas entregas e retiradas.

Sabemos que a vida em condomínio pode ser bastante complicada. Problemas de relacionamento, divisões de responsabilidades e deveres causam muitas vezes discussão e atrito entre os vizinhos e os gestores do condomínio.

As Caixas de Correio Inteligentes são uma solução que além de reduzir custos do condomínio, evita sua responsabilização, problemas trabalhistas, e aumenta a segurança e a privacidade no recebimento de encomendas de seus moradores.

Autonomia e conveniência são benefícios que todo morador de condomínio merece!
:)

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